ヒアリング内容を一枚にまとめる方法

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ヒアリング後は、議事録とは別に、目的・対象・今回の範囲・未確認事項を
一枚へまとめます。会話の量を減らすためではなく、制作へ進む前提を
確認するための資料です。

打ち合わせのメモはある。
でも、構成を作ろうとすると「結局、誰向けだった？」と読み返している。
発言を記録することと、制作の判断に使える形へ整理することは別の作業です。

事実・仮説・合意を混ぜない

「初心者の相談が多い」と聞いた情報と、「初心者向けの構成にする」という決定は
同じではありません。相談記録をまだ確認していないなら、根拠の状態も残します。
資料を整えた見た目で、未確認事項が確定に見えないようにしてください。

決めつける前に、一度確かめます。

制作場面でどう考えるか

架空の教室サイトで、目的は体験予約の案内、対象は初めて検討する近隣の人、
制作範囲はトップと体験案内の改修、とまとめます。日程の更新担当が未定なら、
未確認欄へ入れます。ページを作る担当者だけでなく、公開後に情報を更新する人も
関わるためです。

次の打ち合わせで使える質問

– 打ち合わせで、正式に合意できた項目はどこですか？
– 根拠を確認してから決める項目は何ですか？
– 未確認事項は、誰がいつまでに確認しますか？

質問の答えがすぐ出ない場合は、分からないまま確定させず、確認先を決めます。
回答そのものと、こちらの解釈を分けて記録しておくと、構成や依頼書へ反映する
ときに確かめ直せます。

確認したことを制作へつなげる

1. 目的・対象・範囲・制約・未確認事項の見出しを用意する。
2. 各項目へ内容と確認先を書き、合意済みか検討中かを明記する。
3. 関係者へ確認を依頼し、修正後の版と確定日を残す。

手元へ残すメモ

| 整理する項目 | 残しておく内容 |

一枚に収めるために、条件まで削らないでください。詳細な議事録や資料は別に残し、
一枚の要約から参照できるようにします。正直、一枚という形式より、読み手が
何を決めればよいか分かる方が大切です。

共有するときの文例

以下は説明用の架空の文例です。実際の条件や、あなたが確認した内容へ置き換えて
使ってください。

> 打ち合わせの内容を、制作の前提として一枚にまとめました。合意済みの欄は目的・
対象・今回の範囲です。検討中の欄には、まだ根拠を確かめていない内容を残しています。
認識が違う箇所は修正したいので、ご確認ください。未確認事項の担当と確認予定が
決まったら追記します。詳細な発言や経緯は、元の議事録から参照できるようにしています。

検討のための仮の案なら、その旨も添えます。まだ確認していないことを、相手が確定事項
として受け取らないかを読み返してください。

よくある質問

要約と議事録の両方を作ると二度手間では？

目的が違います。
議事録は経緯、要約は制作の前提を確認する資料として分けると、読み返す場所を絞れます。

次の一手

最近の打ち合わせを一つ選び、「合意したこと」と「まだ決めていないこと」を分けて
書き出してみてください。

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